L’Organo di Vigilanza rappresenta un elemento fondamentale per tutte le aziende che adottano un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo secondo il D.lgs. 231/2001. Questo organismo, comunemente abbreviato come OdV, svolge un ruolo cruciale nella prevenzione dei reati societari e nella tutela dell’integrità aziendale. Per i professionisti e i lavoratori autonomi che operano come Responsabili dei Processi di Direzione, comprendere il funzionamento dell’OdV significa poter offrire un servizio di valore alle imprese clienti.

In questo articolo analizzeremo cosa sia esattamente l’Organo di Vigilanza, quali siano le sue funzioni principali, come venga nominato, quali caratteristiche debbano possedere i suoi componenti e quali responsabilità comporti questo ruolo. Un’opportunità per ampliare le tue competenze professionali e distinguerti in un settore in continua evoluzione normativa.

Funzioni e caratteristiche dell’Organo di Vigilanza

L’Organo di Vigilanza (OdV) rappresenta un elemento cardine nell’architettura del sistema di prevenzione dei reati previsto dal D.lgs. 231/2001. Si tratta di un organismo dotato di autonomia e indipendenza che opera all’interno delle aziende che hanno adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC).

Ma quali sono esattamente le funzioni che questo organismo svolge? L’OdV ha due compiti fondamentali che ne definiscono l’essenza operativa:

• Vigilare sull’efficace attuazione del Modello 231, verificando che i protocolli e le procedure previste vengano effettivamente rispettate
• Monitorare l’idoneità nel tempo del Modello 231, curandone l’aggiornamento quando necessario in relazione a modifiche normative o cambiamenti organizzativi

Per svolgere efficacemente questi compiti, l’Organismo di Vigilanza deve possedere caratteristiche ben definite. L’autonomia e l’indipendenza sono requisiti imprescindibili: l’OdV deve poter operare senza condizionamenti da parte della direzione aziendale, avendo accesso diretto a tutte le informazioni rilevanti. Questo significa che deve essere collocato in una posizione gerarchica elevata, riportando direttamente al Consiglio di Amministrazione.

Altrettanto importante è la professionalità dei suoi componenti, che devono possedere competenze tecniche specifiche in ambito legale, organizzativo e di controllo interno. Non si tratta solo di conoscere approfonditamente il D.lgs. 231/2001, ma anche di avere familiarità con le tecniche di analisi dei rischi, di audit e di investigazione.

La continuità d’azione è un’altra caratteristica fondamentale: l’OdV deve operare con costanza, pianificando verifiche periodiche e mantenendo un monitoraggio continuo sull’efficacia del Modello. Non si tratta di un organo che si riunisce sporadicamente, ma di una struttura che deve garantire una sorveglianza costante, supportata da un adeguato flusso informativo proveniente dalle diverse aree aziendali.

Nomina e composizione dell’ODV: requisiti essenziali

La nomina dell’Organismo di Vigilanza spetta all’organo dirigente dell’azienda, tipicamente il Consiglio di Amministrazione, che deve formalizzare questa decisione con apposita delibera. Ma come deve essere composto questo organismo? La normativa non fornisce indicazioni rigide, lasciando alle organizzazioni la libertà di scegliere la configurazione più adatta alle proprie caratteristiche.

La composizione dell’ODV varia principalmente in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda. Possiamo identificare tre modelli principali:

• Per le medie e grandi imprese, la soluzione più adottata è quella di un ODV collegiale composto da tre membri. Questa configurazione può prevedere tre professionisti esterni oppure una composizione mista con due membri esterni e uno interno all’azienda. La collegialità garantisce una pluralità di competenze e un confronto costruttivo nelle attività di vigilanza.
• Per le piccole imprese o per quelle con un profilo di rischio medio-basso, è frequente l’adozione di un ODV monocratico, costituito da un singolo professionista esterno. Questa soluzione, più snella ed economica, può essere efficace quando l’organizzazione aziendale è semplice e i rischi-reato sono limitati.
• Per le microimprese, il legislatore ha previsto la possibilità che il ruolo di ODV sia assunto direttamente dall’organo dirigente (Amministratore Unico o CDA). Sebbene questa opzione sia legittima, presenta evidenti limiti in termini di indipendenza e autonomia, tanto che nella pratica professionale si osserva frequentemente un passaggio verso soluzioni più strutturate dopo un primo periodo di implementazione.

Indipendentemente dalla configurazione scelta, i componenti dell’ODV devono possedere requisiti specifici. L’assenza di conflitti di interesse è fondamentale: un membro interno all’azienda non può ricoprire ruoli operativi nelle aree a rischio che dovrebbe vigilare. Ad esempio, sarebbe inappropriato che il responsabile della sicurezza facesse parte dell’ODV, dovendo essere egli stesso oggetto di controllo per quanto riguarda i reati in materia di sicurezza sul lavoro.

Le competenze professionali rappresentano un altro requisito imprescindibile. I membri dell’ODV devono possedere conoscenze giuridiche, organizzative e tecniche relative ai processi aziendali, oltre a specifiche capacità in materia di attività ispettiva e analisi dei rischi. La formazione continua diventa quindi un elemento essenziale per mantenere aggiornate queste competenze in un contesto normativo in costante evoluzione.

Responsabilità e limiti operativi dell’Organismo di Vigilanza

Definire con precisione l’ambito di responsabilità dell’Organismo di Vigilanza è fondamentale per comprenderne il corretto funzionamento. Un errore comune è considerare l’ODV come un organo con poteri gestionali o decisionali all’interno dell’azienda, ma questa interpretazione è fuorviante e può compromettere l’efficacia dell’intero sistema preventivo.

L’ODV non ha il compito di gestire l’azienda né di validare le decisioni operative del management. Se così fosse, si creerebbe una sovrapposizione di ruoli che minerebbe l’autonomia dell’organismo stesso, integrandolo nella catena decisionale aziendale. Questo aspetto è stato chiarito anche dalla giurisprudenza, che ha evidenziato come l’ODV debba mantenere una posizione di terzietà rispetto alle attività che è chiamato a vigilare.

Allo stesso modo, sarebbe errato attribuire all’ODV il ruolo di “cacciatore di reati” o di “impeditore di concreti eventi delittuosi”. L’Organismo di Vigilanza non ha il compito di prevenire direttamente la commissione di singoli reati, ma piuttosto di verificare che esistano e funzionino adeguatamente i meccanismi preventivi previsti dal Modello 231.

La responsabilità principale dell’ODV è quindi quella di vigilare sull’efficacia del sistema preventivo nel suo complesso, individuando e segnalando eventuali criticità del modello o della sua attuazione. In concreto, questo si traduce in attività come:

• Verifiche periodiche sui processi aziendali a rischio, per accertare che le procedure previste dal Modello 231 siano effettivamente seguite
• Analisi dei flussi informativi provenienti dalle diverse aree aziendali, per intercettare tempestivamente segnali di anomalie o violazioni
• Proposte di aggiornamento del Modello quando si verificano cambiamenti organizzativi o normativi rilevanti
• Formazione e sensibilizzazione del personale sui contenuti del Modello e sulle procedure da seguire

È importante sottolineare che l’ODV ha un dovere di segnalazione, ma non dispone di poteri sanzionatori diretti. Quando rileva violazioni o criticità, deve riferire all’organo dirigente, che ha la responsabilità di adottare i provvedimenti necessari. Questo meccanismo preserva la separazione dei ruoli e garantisce che l’ODV mantenga la sua funzione di controllo indipendente.

La corretta comprensione di questi limiti operativi è essenziale per tutti i professionisti che operano nell’ambito della compliance aziendale, poiché consente di strutturare adeguatamente le attività dell’ODV e di valutarne l’efficacia secondo parametri appropriati.

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L’Organo di Vigilanza rappresenta molto più di un semplice adempimento normativo: è un presidio fondamentale per garantire l’integrità aziendale e prevenire rischi legali significativi. Per i professionisti e i lavoratori autonomi che operano come Responsabili dei Processi di Direzione, comprendere a fondo il funzionamento dell’ODV significa poter offrire un servizio di grande valore ai propri clienti, distinguendosi in un mercato sempre più competitivo.

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• Attestato di Qualità e Qualificazione Professionale in conformità alla Prassi UNI/PdR 116:2021 e alla L.4/13 (obbligatorio per gli operatori che lavorano negli enti di formazione che erogano formazione finanziata) – (inoltre, consente ai Docenti di ottenere l’autorizzazione del Dirigente Scolastico per svolgere, in orario extra-scolastico, la professione non regolamentata di Responsabile dei Processi di Direzione, in conformità all’art. 508, co° 15, del D.Lgs. n. 297/94)
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